Kleine Archivkunde #4: Fachbegriffe im Archivwesen

Nicht nur alte Schriften wollen bei der Arbeit im Archiv verstanden werden, auch Fachbegriffe des Archivwesens können für Laien oft unverständlich sein. Daher im Folgenden ein Glossar einschlägiger Begriffe.

Akte
Einheit von Dokumenten gleichen Betreffs, gleicher Korrespondenzpartner oder gleicher Schriftgutarten zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben.         

Archivgesetze
Gesetze über die Sicherung und Nutzung von Archivgut. Es gibt das Bundesarchivgesetz und die Archivgesetze der Länder.

Archivgut
Als archivwürdig bewertete Teile des Registraturguts. Dazu zählen alle Informationsträger wie z.B. Akten, Karten und Pläne, Bild-, Film-, Tongut, maschinenlesbare Datenträger einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung.

Archivierung
Die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassung, Bewertung, Erschließung, Erhaltung und Bereitstellung.

Archivwürdigkeit
Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung der zuständigen Archivbehörde für Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung sowie für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen
Durch Gesetz oder Verordnung (z.B. Aktenordnung) festgelegte Frist für die Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb einer Behörde oder in einem Zwischenarchiv, die unabhängig von einer etwaigen zukünftigen Archivierung gültig sind.

Benutzung
Einsichtnahme in die Bestände eines Archivs für die Auswertung zu persönlichen, rechtlichen oder wissenschaftlichen Zwecken nach Genehmigung eines Benutzungsantrags. Auch eine schriftliche Anfrage gilt im rechtlichen Sinn als Benutzung.

Benutzungsordnung
Rechtsvorschrift für die Benutzung von Archivgut. Sie regelt die besonderen Voraussetzungen und den Ablauf der Benutzung und konkretisiert Rechte und Pflichten der Benutzer.

Bestand
Komplex von Archivgut, der die Überlieferung eines oder mehrerer Registraturbildner vereinigt.

Bewertung
Ermittlung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das dem Archiv zur Übernahme angeboten wird. Die Bewertung ist eine ausschließliche Aufgabe der Archive.

Depositum
Von Privatpersonen oder Institutionen im Archiv zur Erschließung, Verwahrung und Nutzung ohne Eigentumsübertragung hinterlegte Unterlagen.

Erschließung
Aufbereitung und Zugänglichmachung der im Archivgut enthaltenen Informationen durch Ordnung und Verzeichnung. Als Ergebnis der Erschließung entstehen die archivischen Findmittel.

Findbuch
Findmittel in Buchform, das nach Abschluss der Erschließungsarbeiten zu einem Bestand angefertigt wird. Es besteht im Allgemeinen aus Vorwort, Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation, Verzeichnungsteil und Index.

Findmittel
Oberbegriff für Erschließungsinstrumente für Archivbestände, wie z.B. Ablieferungslisten, Findkarteien, Findbücher, Inventare, Datenbanken und Beständeübersichten.

Kassation
Vernichtung von Unterlagen, die bei der Bewertung als nicht archivwürdig beurteilt wurden.

Klassifikation
Systematisch aufgebautes Ordnungsschema eines Archivbestandes, das die Ordnungsglieder (Klassen) nach logisch-sachlichen Gesichtspunkten anordnet.

Laufender Meter
Maßeinheit für Archivgut. Dabei entspricht ein laufender Meter einem Aktenstapel (DIN A 4) von einem Meter Höhe.

Laufzeit
Die Laufzeit einer Verzeichnungseinheit bezeichnet die Zeitspanne zwischen Anfangs- und Enddatum ihrer Entstehung. Die Ermittlung der Laufzeit von Archivalien bildet einen wichtigen Teil der archivischen Verzeichnungsarbeit und dient in der Benutzung der zeitlichen Eingrenzung von Rechercheergebnissen.

Magazin
Gebäude, Gebäudeteil oder Raum, in dem Archivgut unter besonderen klimatischen Bedingungen aufbewahrt wird.

Nachlass
Nichtamtliche Unterlagen einer physischen Person, die aus deren privater, gesellschaftlicher, künstlerisch-literarischer oder dienstlicher Tätigkeit hervorgegangen sind und die das Archiv (meist posthum) als Depositum, Schenkung oder Kauf erwirbt.

Pertinenzprinzip Ordnungsgrundsatz von Unterlagen nach Sachbetreffen.

Provenienzprinzip (Herkunftsprinzip) Grundsatz zur Bildung und Abgrenzung archivischer Bestände nach dem historisch bedingten Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang des Archivguts.

Sammlungsgut
Im archivischen Kontext Archivgut, das ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge unter inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengestellt wird und die vorhandenen Bestände ergänzt.

Signatur
Kennzeichen (meist in Form von Zahlen- und Buchstabenkombinationen) zur Identifikation einzelner Archivguteinheiten und zu ihrer Verknüpfung mit den Findmitteln. Archivische Signaturen geben zudem die Reihenfolge der Lagerung im Magazin an.

Sperrfrist
In den Archivgesetzen oder den Benutzungsordnungen festgelegte Frist bis zur Freigabe von Archivalien für die allgemeine Benutzung. Für bestimmte Benutzungsanliegen und für einzelne Archivaliengruppen sehen die Archivgesetze auf Antrag die Möglichkeit von Sperrfristverkürzungen vor. Über Verkürzungsanträge entscheiden die Archive im Einzelfall.

Sprengel
Der räumliche Zuständigkeitsbereich eines Archivs.

Tektonik
Gliederung aller Bestände eines Archivs in Gruppen oder Archivabteilungen.

Überlieferungsbildung
Oberbegriff für den fachlich prospektiv gesteuerten Gesamtprozess der Übernahme und des Erwerbs von Archivgut durch die Archive.

Übernahme
Einbringen von Registraturgut im Zuständigkeitsbereich eines Archivs. Dabei wird das Registraturgut in der Regel in Ablieferungslisten erfasst, signiert, enteisent und umgebettet.

Verzeichnung
Ein Teil der Erschließung von Archivgut, der im Kern aus der Titelbildung, der Feststellung der Laufzeit, der Vergabe einer Signatur sowie ggf. einer Titelergänzung durch einen „Enthält-Vermerk“ besteht.

[Quellen: Norbert Reimann (Hrsg.): Fachbegriffe des Archivwesens, in: Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, Münster 2004, S. 315-323.]

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